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12.12.2017 10:07 Alter: 166 days

Branchenkreis Speditionssoftware und Digitalisierung Veranstaltung „Spesenabrechnung: rechtskonform, digital, einfach!“


Viele Transport-, Speditions- und Logistikunternehmer sehen die Regelungen bei den Reisekostenabrechnungen als komplex an, nicht zuletzt durch sich stetig ändernde Regelungen oder Spesensätze. Auch der Betriebsprüfer hat ein besonderes Auge für diese Thematik. Wie sieht die Praxis aus? Oftmals ist es der Freitag, an dem die Fahrer auf den Hof kommen und die aufwendige Spesenabrechnung nimmt ihren Lauf.

Tätigkeitsberichte, bzw. Spesenzettel müssen kontrolliert werden. Dabei kommt es auch vor, dass diese nicht genau nachvollzogen werden können, oder anhand der Daten aus Telematik oder digitalen Tachographen manuell geprüft werden müssen. Dieser Prozess kann aber einfach digital gelöst werden, ohne manuellen Aufwand.

Die Veranstaltung „Spesenabrechnung: rechtskonform, digital, einfach!“ des Branchenkreises Speditionssoftware und Digitalisierung im Logistikcluster NRW fand mit ca. 25 Teilnehmern in Zusammenarbeit mit dem Verband Verkehrswirtschaft und Logistik NRW e.V. (VVWL) am 11.12.2017 in den Räumlichkeiten der BBG GmbH Nordrhein in Düsseldorf statt.

Nach Begrüßung und Einführung in die Thematik durch Herrn Benedikt Althaus vom Logistikcluster NRW / VVWL e. V. gingen RA Christopher Missling vom Verband Verkehrswirtschaft und Logistik NRW e. V. aus Düsseldorf und Benedikt Althaus Ihrem Impulsreferat „Spesen – Was ist zu beachten?“ auf Definitionen, die Abwicklung in Tarifverträgen / Betriebsvereinbarungen und im Steuerrecht ein. Herr Missling erläuterte die nationalen Verpflegungspauschalen und die Handhabung bei Reisen ins Ausland. Hinweise auf die formalen Anforderungen an die Reisekostenaufzeichnungen und Erfahrungen zur steuerlichen Prüfung wurden den Teilnehmern mit auf den Weg gegeben.

Anschließend zeigte Herr René Kerkhoff, Geschäftsführer der Modulon Webservice GmbH aus Geldern, die technische Möglichkeit auf, anhand einer Webanwendung die Spesenabrechnung komplett zu digitalisieren und so Fehlerquellen zu minimieren. Die Daten werden z. B. über eine Schnittstelle aus dem Telematiksystem (z. B. Spedion, Fleetboard, etc.) des Fahrzeugs oder über die Software zur Auswertung der Daten aus dem digitalen Tachographen (z. B. Zauner, Tachonova, etc.) in das Webportal von Modulon und dann in das IT-System der Lohnbuchhaltung (z. B. Sage, Datev, etc.) des Unternehmens übertragen. Eine enorme Zeitersparnis für die Lohnbuchhaltung. Dabei präsentierte Herr Kerkhoff diverse Möglichkeiten, firmenindividuelle oder fahrerspezifische Spesentarife auch außerhalb der Lohnsteuerrichtlinien abzurechnen. Jahresspesenberichte, berücksichtigte Abwesenheitszeiten und bereiste Länder stehen online jederzeit zur Verfügung.

Die zahlreichen Fragen und Diskussionen während und nach Ende der Veranstaltung verdeutlichten, dass Speditionen und Transportunternehmen einen Effizienz- und Zeit-Vorteil in der Spesenbearbeitung im Speziellen und durch die fortschreitende Digitalisierung im Allgemeinen sehen.


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